Output Management

Drucken, Sparen, Strategie

Europas größte Anwenderbefragung zur Druckgeräte-Nutzung deckt auf: Klassische Maßnahmen im Output Management und Managed Print Services bringen dauerhaft meist nicht die erhofften Effekte, da die Maßnahmen zu kurz greifen. Die »Printerumfrage12« von Dokulife mit Unterstützung des Druckerherstellers Brother 1), die seit 2008 Anwender, IT-Manager sowie private und berufliche Anwender zur Nutzung von Druckern befragt, zeigt auf: »Viele Output Management-Maßnahmen und auch die umfangreichsten MPS-Dienstleistungsangebote können an ihre Grenzen stoßen«, meint Helmut Pfeifenberger, Geschäftsführer von Brother Österreich. »Manche Entwicklungen der letzten Jahre wirken geradezu paradox.«

»Viele Sparmaßnahmen und auch MPS-Dienstleistungen können an ihre Grenzen stoßen«, Helmut Pfeifenberger, Geschäftsführer Brother.

So gehört etwa das Einschränken von Farbdruck seit jeher zu den beliebtesten Sparmaßnahmen in Unternehmen jedweder Größe – im Schnitt berichten 34% der Befragten, dass ihre Firma diese Drucksparmaßnahme etabliert hat. Gleichzeitig aber steigt der Anteil von Anwendern, die auf Tintenstrahl- und Farblasergeräten drucken, während der Anteil an genutzten Schwarzweiß-Geräten sinkt. Dieser Trend gilt im Schnitt für alle Größenordnungen.

So ist selbst bei großen Unternehmen der Zuwachs von Farblasern laut befragten Anwendern spürbar. Gaben vor zwei Jahren noch 57% der Befragten in Großunternehmen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) an, dass sie hauptsächlich Schwarzweiß-Lasergeräte beruflich nutzen, so sind es 2012 nur noch knapp 50%. Die Zahl der Farblaser-Nutzer stieg hingegen von 26 auf 35%. Farbgeräte liegen somit trotz Sparzwänge der Unternehmen im Trend.

Paradoxon Sparzwang. Ähnlich paradox verhält es sich beim Druckvolumen. Viele Output Management-Maßnahmen zielen darauf ab, durch intelligente Verteilung von digitalen Dokumenten den Papier-Output senken. Aber aus Anwendersicht geht die Rechnung nicht auf: 78% befragten Berufstätigen haben in der Printer-Umfrage12 angegeben, dass sie gleich viel oder sogar mehr als noch vor zwei Jahren drucken.

Die Gründe für das steigende Druckvolumen sind zahlreich. Einige – beispielsweise das generelle Anwachsen von Informationsbergen, die dann teilweise zu Papier gebracht werden – wurden bereits in den vergangenen Printer-Umfragen beleuchtet.

Doch das wachsende Druckvolumen ist auch ein Indiz dafür, dass klassische Output-Management-Maßnahmen zu kurz greifen. Es wird meist auf der Infrastrukturseite gespart, während das Anwenderverhalten und die Arbeitsprozesse unberücksichtigt bleiben. Die Hitliste der beliebtesten Sparmaßnahmen der Printer-Umfrage verdeutlicht dies. Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben steht, gehört die Mitarbeiterschulung zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Maßnahmen im Zusammenhang mit Sparmaßnahmen im Druckbereich.

»MPS optimal für alle, die nach Senkung der laufenden Kosten und Prozessoptimierung suchen«, Karl Hawlik, Geschäftsführer OKI.

Dabei steht außer Frage, dass Gerätekonsolidierung und ähnliche Maßnahmen die Kosten senken können. Doch im Gegensatz zum dauerhaften Ertrag durch effizientere Mitarbeiter, bringen infrastrukturelle Maßnahmen meist nur Einmaleffekte, die zudem schnell verpuffen können, weil sie nicht flexibel auf sich verändernde Anforderungen angepasst werden können.

Universallösung MPS? Anders sieht es bei Managed Print Services aus. Diese können die Mitarbeiter entlasten, indem die Druckeradministration an einen Dienstleister abgegeben wird. Dadurch können sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit die Effizienz steigern. Jedoch stoßen auch Managed Services an ihre Grenzen, wie die Printer-Umfrage12 zeigt. Während sich der Kantinenbetrieb vollständig und der Fuhrpark bis auf das Tanken in die Hände eines Dienstleister legen lassen, zeigt die Studie, dass ohne Mithilfe der Büromitarbeiter die Druckinfrastruktur in den meisten Unternehmen stillstehen würde. Denn die »letzte Meile« des Papier-Output wird unverändert per Hand betrieben: die Bestellung, Beschaffung und Auswechslung von Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Toner erledigen immer noch eigene Leute.

Wenn das Druckgerät Toner oder Tinte leer meldet, ist es selbst bei Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern häufig selbstverständlich, dass die Mitarbeiter selbstständig die Verbrauchsmaterialien beschaffen. Erst bei noch größeren Unternehmen überwiegt die Maßnahme, eine zuständige Person für die Büromaterialien zu benachrichtigen (28%) – trotzdem marschieren selbst dort 27% der Befragten in der Regel selbst los und holen sich die nötigen Verbrauchsmaterialien aus dem Lager. Ins Gerät eingesetzt wird Toner und Tinte selbst in Großunternehmen (mehr als 1.000 Angestellte) überwiegend von den Mitarbeitern (56%).

Dienstleister, die diesen Job übernehmen, sind mit 12% laut Anwendern auch bei Großunternehmen rar gesät. Schon bei großen Mittelständlern (201-1.000 Angestellte) sind Dienstleister für die Verbrauchsmaterialversorgung mit 6% gerade zu exotisch. Bei der Papierversorgung sieht es, wie zu erwarten, noch drastischer aus. Papier wird über alle Unternehmensgrößen hinweg von Mitarbeitern überwiegend selbst nachgelegt (93%).

Bis zu einem gewissen Grad. Für Oliver Jendro von Dokulink bestätigen die Ergebnisse der Printer-Umfrage die Erfahrungen aus Projekten. Managed Print Services entlasten vor allem die IT-Abteilung und das Controlling und bis zu einem gewissen Grad, etwa im Falle einer automatischen Tonerbestellung, auch die Anwender.

Deshalb ist die Einführung von MPS in seinen unterschiedlichsten Ausprägungen zwar eine durchaus sinnvolle Maßnahme um Output-Kosten im Allgemeinen zu senken, aber als Einzelmaßnahme greift auch diese zu kurz. Die sinnvollste Output-Strategie ist für Jendro zuerst die Druckinfrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schließlich die Output-Infrastruktur in ein flexibles MPS einzubinden.

Mobile Print. Neben den existierenden Herausforderungen könnte durch den Smartphone-Boom in den nächsten Jahren noch eine neue auf die Administratoren zukommen – das standortunabhängige, mobile Drucken. Zwar geben nur 4% der Studienteilnehmer an, einen mobilen Drucker zu nutzen und 9%, dass sie ihre beruflichen Dokumente auch gerne unterwegs drucken würden, aber für das Drucken vom Smartphone interessieren sich 11% der Befragten für eine solche Funktion. 3% drucken bereits mehrmals im Monat vom Handy. Durch die stetige Verbesserung der Business-Funktionen und die starke Verbreitung der Smartphones werden sich IT-Manager auf kurz oder lang intensiver mit dem Thema Mobiles Drucken auseinandersetzen – auch wenn das den Gedanken des papierlosen Büros wiederum ad absurdum führt.

Papier ist besser. Geht es um die bessere Lesbarkeit von Dokumenten, entscheidet sich die Mehrzahl der Büromitarbeiter für einen Papierausdruck. Zu diesem Ergebnis kam auch eine Umfrage des Druckerherstellers Lexmark. dabei erklärten 65% der Befragten, dass sie Dokumente in erster Linie drucken, um sie besser lesen zu können. Fast ebenso viele (61%) bevorzugen die Papierform, um ihre Texte, Präsentationen oder E-Mails zu archivieren.

»Prozesse optimieren, sodass Dokumente nur dann ausgedruckt werden, wenn erforderlich«, Hartmut Rottstedt Geschäftsführer Lexmark.

Gedruckt werden laut Umfrage vorwiegend Textdokumente (81%) und buchhalterische Dokumente (52%). Excel-Tabellen (27%), Präsentationen (26%) oder Bilder (27%) werden seltener zu Papier gebracht.

Als Experte für Managed Print Services (MPS) unterstützt Lexmark nach eigenem Bekunden Unternehmen dabei, ihr Druckvolumen zu reduzieren, um Kosten einzusparen und die Umwelt zu schonen. »Die Output-Kosten machen durchschnittlich bis zu 3% des Unternehmensumsatzes aus«, erläutert Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer von Lexmark Deutschland und Österreich, den wirtschaftlichen Aspekt. »Mit unserem Ansatz ›Weniger drucken – mehr sparen‹ optimieren wir die Prozesse unserer Kunden, sodass Dokumente nur noch dann gedruckt werden, wenn es unbedingt erforderlich ist.«

Auch Karl Hawlik, Geschäftsführer OKI Österreich, der im Rahmen einer »Smart Business Initiative 2012« derzeit landesweit zur großen Offensive bläst, bezieht Stellung: »Unser Vorteil sind die vorhandene Oki Business-Technologie und Service-Strukturen bei günstigen Anschaffungskosten.« Multifunktionsgeräte und Managed Print Services werden dabei von OKI als wichtiger Wachstumsbereich gesehen: »Managed Print Services wird einerseits als nächste Evolutionsstufe von Seitendruckkonzepten in bislang gemischten Infrastrukturen nachgefragt«, so Hawlik. »Andererseits ist MPS optimal für alle Unternehmen, die nach einer Senkung der laufenden Druckkosten und Prozess-Optimierung suchen.«

1) Die Printer-Umfrage12 basiert auf den Angaben von fast 8700 Nutzern, IT-Managern und Einkäufern von Druckgeräten Hintergrundwissen zur Nutzung von Druckgeräten. Die Online-Umfrage wurde von November 2011 bis Jänner 2012 durchgeführt. Eine Auswahl der wichtigsten Umfrageergebnisse sowie eine zusammenfassende Analyse für Unternehmensentscheider kostenlos unter: www.brother.de/printerumfrage12

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