Enterprise Resource Planning

Modern und innovativ – wozu

Unternehmenswachstum ankurbeln, neue Kunden gewinnen, Betriebskosten senken und die Entwicklung neuer Produkte und Services sicherstellen – das sind die wichtigsten Business-Prioritäten, um die sich CIOs in diesem Jahr kümmern wollen, wissen die Analysten von Gartner. Wie wichtig dabei eine solide Basis rund um das Enterprise Resource Planning-System (ERP) ist, zeigt ein Blick auf die technischen Prioritäten der IT-Verantwortlichen: Neben Business Analytics, Mobility und Cloud Computing taucht in der Top-Ten-Liste 2012 erstmals seit Jahren wieder das Thema ERP auf.

Experten sind sich einig, dass der Druck auf die Verantwortlichen wächst, sich in Sachen Business Software besser aufzustellen. »Die Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie ihre ERP-Systeme in immer kürzeren Zyklen an-passen müssen«, konstatiert Frank Niemann, Principal Consultant für den Bereich Software bei Pierre Audoin Consultants (PAC). Dabei gerate ERP von verschiedenen Seiten unter Druck. Der immer härtere Wettbewerb erfordere, die eigene Geschäftsstrategie kontinuierlich zu hinterfragen. Unternehmen müssten ihre Produkte und Preise laufend den Gegebenheiten des Markts anpassen. Darüber hinaus stellten immer mehr Nutzer immer höhere Anforderungen. »Sie wollen nicht mehr bloß Transaktionen abwickeln, sondern mehr Entscheidungsunterstützung«, sagt Niemann. – Doch dazu brauchen sie moderne ERP-Systeme.

Idealfall vs. Wirklichkeit. Schon immer hatte ein System für Enterprise Resource Planning (ERP) eine hohe geschäftskritische Bedeutung. Im Idealfall ist es deshalb stets auf dem modernsten Stand. Doch die Realität sieht anders aus. Seit dem letzten historischen Innovationsschub, dem denkwürdigen Y2K-Problem, hat sich bei vielen ERP-Systemen im Wesentlichen nicht viel geändert. Mittlerweile haben sie längst zu viele Jahre auf dem Buckel. Das ERP-Dilemma: Es ist ziemlich teuer, fortlaufend in Erneuerung oder Modernisierung zu investieren.

Vor diesem Hintergrund legten jüngst die Analysten der Trovarit AG eine treffliche Studie vor. Die Autoren Karsten und Rainer Sontow vergleichen auf Basis einer Befragung von mehr als 350 Unternehmen den Nutzen von erneuerten oder modernisierten ERP-Lösungen gegenüber Systemen auf einem älteren Stand. Im Mittelpunkt dabei steht eine betriebswirtschaftliche Gretchenfrage: Lohnt sich die Investition in eine Systemauffrischung – kommt es am Ende zu einem Nutzen, der die aufgewendeten Kosten aufwiegt oder übersteigt?
Eines vorweg: Als Auslöser für eine um-fassende Modernisierung nennen zwei Drittel der Befragten geänderte Anforderungen und Prozesse. 38% sind schlicht unzufrieden mit der alten Lösung, jeweils mehr als ein Viertel werden durch Einstellung des Supports oder Empfehlung des Anbieters motiviert.

Risiko Modernisierung. Als Modernisierung definieren die Studienautoren die Implementierung eines komplett neuen Systems oder einen Release-Wechsel, der über kleine Verbesserungen von Upgrades hinausgeht. Zum einen wird von einer Verschlechterung bei IT-Aufwand und IT-Kosten von durchschnittlich 5% ausgegangen, als logische Folge des hohen Aufwands einer Modernisierung. Zum anderen kalkulieren die Befragten mit größeren negativen Auswirkungen im Hinblick auf die Datensicherheit. Eine ERP-Modernisierung geht für sie mit einem höheren Risiko von Datenverlust, Datenklau und Datenmissbrauch einher. »Offenbar wirkt sich hier die größere ›Offenheit‹ der ERP-Software, z.B. durch mobile Anwendungsszenarien und den Zugriff über das Internet negativ auf die Datensicherheit aus«, kommentiert Karsten Sontow.

In Summe gebe es jedoch keinen Zweifel, dass eine ganze Fülle von Vorteilen für eine Modernisierung spricht. Lohnend sei eine Investition indes nur dann, wenn die Verbesserung gegenüber dem Altzustand ein signifikantes Ausmaß annimmt. Dazu analysiert Trovarit die Hebelwirkung einer ERP-Modernisierung nach verschiedenen Gesichtspunkten.

Investition und nutzen. Den augenscheinlich größten Nutzen haben Modernisierungsinvestitionen demnach in der Kategorie Transparenz. Jeweils Verbesserung um 16 bis 20% gibt es bei der Nachvollziehbarkeit von Informationen, der Steigerung von Transparenz und Prozessverständnis sowie bei der Bereitstellung nützlicher und korrekter Informationen.

Doch der Schein trügt, warnt Trovarit: »Angesichts der Tatsache, dass auch die älteren ERP-Installationen bereits nennenswerte Beiträge zur Transparenzsteigerung leisten, liegt die Hebelwirkung von ERP-Investitionen bei den meisten einschlägigen Nutzenaspekten im mittleren Bereich«, so Sontow. »Ausgenommen hiervon ist die Steigerung des Prozessverständnisses, bei dem eine größere Hebelwirkung von ERP-Investitionen gemessen werden kann.«

Auf einem ähnlichen Niveau liege auch der Nutzen einer gesteigerten Effizienz. Konkret betrifft das die Möglichkeit zur weiteren Beschleunigung und Vereinfachung der Geschäftsprozesse, die Qualität und den Nutzen der Informationen, schnellere und einfachere Bereitstellung der Informationen sowie den reduzierten Aufwand für die Dokumentation von Geschäftsvorfällen.

Als weitere Pluspunkte werden ein Zugewinn an Durchgängigkeit und ein Rückgang der Fehleranfälligkeit genannt. »Fast den größten Hebel weisen Modernisierungsinvestitionen bei Effizienzsteigerungen im Bereich der länder- bzw. firmenübergreifenden Zusammenarbeit auf, wobei sich hier ›Basis-Effekte‹ im Sinne spürbarer Einschränkungen älterer ERP-Installationen deutlich auswirken«, heißt es in der Studie.

Anbieterspezifische Merkmale – wie das Vertrauen in seine Beständigkeit oder raschen und kompetenten Service – relativieren die Trovarit-Experten, betonen aber zu-gleich spürbare Verbesserungen der Anwenderfreundlichkeit um etwa ein Fünftel – häufiger jedoch durch einen Release-Wechsel als durch eine komplette Neuanschaffung.

Spürbare Verbesserungen. Um mehr als 10% lasse sich der Nutzen durch eine höhere Zugänglichkeit über Internet und mobile Endgeräte sowie durch mehr Integrationsfähigkeit mit anderen Software-Lösungen steigern. Ähnlich groß seien die erzielbaren Fortschritte in funktionalen Bereichen wie Auswertung und Reporting sowie Abbildung internationaler Strukturen. Als »überschaubar« bezeichnet Karsten Sontow demgegenüber die Optimierung bei der Abbildung unternehmensspezifischer Strukturen und bei der Anpassbarkeit und Flexibilität der Lösung.

Trotz eines hohen Ausgangsniveaus bei älteren Lösungen seien im Hinblick auf Qualität und Redundanzfreiheit von Daten spürbare Verbesserungen zu realisieren. »Hier wirken sich dann die verschiedenen Verbesserungsmaßnahmen – angefangen von der Architektur über die Bedieneroberfläche bis hin zur durchgängigen Anwenderunterstützung – im Verbund aus«, so die Autoren.

Wirksame Ansätze. Als Fazit sieht Sontow »eine Vielzahl von wirksamen Ansatzpunkten zur signifikanten Steigerung des Nutzens einer ERP-Installation«. Die Realisierbarkeit hängt indes von der individuellen Situation auf Anwenderseite ab. Ein Faktor da-bei ist die Unternehmensgröße. »Hier wird der Nutzenbeitrag von ERP-Systemen im Hinblick auf die meisten Aspekte von größeren Unternehmen stärker wahrgenommen als von kleineren«, so die Studie.

Insbesonders gelte dies im Hinblick auf die Vereinfachung und Beschleunigung der standort-, länder- oder firmenüber-greifenden Zusammenarbeit. Karsten Sontow: »Von kleineren Unternehmen wird die durchgängige Unterstützung der Anwender durch das ERP-System im Sinne eines Werkzeugs sowie die Reduzierung der Komplexität der Software-Landschaft überdurchschnittlich stark als Nutzen wahrgenommen.«

Österreichische Gefühlslage. Zu Sommer-beginn stellte auch die österreichische Anwendervereinigung ADV ein aussagekräftiges White Paper zu eingesetzten ERP-Lösungen und deren Rezeption in hei-mischen Unternehmen vor. Demnach sind ERP-Systeme aus dem Firmenalltag groß-er Unternehmen nicht mehr wegzudenken: Hier bildet das ERP-System das Rückgrat in der Abbildung der Geschäftsprozesse. Allerdings: »Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen – besonders solche mit weniger als 50 Mitarbeitern«, so Joachim Seidler, Generalsekretär der ADV, »die versuchen, ganz ohne ERP-System aus-zukommen. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn sie die sehr strukturierten Prozesse der Finanzbuchhaltung auslagern. Alle anderen Prozesse werden dann über nicht vernetzte Einzelsoftware-Lösungen realisiert. Das führt zu vielen Insellösungen und zudem kann auch nicht auf eine gemeinsame Datenbasis zugegriffen werden. In diesen Fällen überlegen viele dieser Unternehmen auch eine ERP-Lösung einzusetzen.«

Kernpunkte der ADV-Umfrage. Laut dem ADV-Papier sind die wichtigsten Ziele bei einer ERP-Einführung:
• die Optimierung der Geschäftsprozesse,
• der Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten aus einem System,
• die Offenheit zur Integration für weitere Module,
• Benutzerfreundlichkeit,
• schnelle Einführung, geringe Kosten,
• ein einfaches Lizenzmodell und
• kundenorientierter Support.

Die wichtigsten Ergebnisse der ADV-Befragung zur Zufriedenheit der Unternehmen mit der eingesetzten ERP-Lösung zeichnen folgendes Bild:
• Große ERP-Anbieter werden oft als zu wenig nah am Kun-den gesehen, zu unflexibel in der Reaktion auf Kunden-wünsche sowie generell als zu komplex.
• Kleine Systeme dagegen verfügen über weniger Funktionen mit geringer Komplexität. Klassischerweise kommen diese Systeme hauptsächlich bei KMUs zum Einsatz, aber auch dort, wo Pragmatismus die IT-Investitionen bestimmt.
• Kleine Systeme haben zudem oft den Vorteil, technologische Entwicklungen schneller adaptieren zu können, weil weniger Funktionalitäten abgebildet werden müssen.
• Kleine Anbieter zeichnen sich auch oft durch mehr Kundenfreundlichkeit aus, wenn es darum geht, Kundenanregungen aufzunehmen.
• Kleine Anbieter mit einer klaren Fokussierung besitzen auch oft das bessere Branchen-Knowhow.
• Dem Verhältnis zum Kunden werde von kleinen Anbietern in der Regel auch höhere Bedeutung zugemessen. Denn, so Joachim Seidler abschließend: »Hier scheint Nachhaltigkeit vor kurzlebigem Gewinn zu stehen.«

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