Geschäft, Prozesse, Digitalität

ERP in Evolution

Das ERP-System, so wie wir es heute kennen – die elektronische Abdeckung aller Unternehmensbereiche und ihre Vernetzung untereinander – entstand in den 1990er Jahren und entwickelt sich seither stetig fort. Konnte die erste Ausgabe des von Trovarit im Jahr 2002 erstmals veröffentlichten »Marktspiegel Business Software ERP/PPS« gerade einmal 102 ERP-Lösungen von 90 ERP-Anbietern abbilden – die jüngst erschienene aktuelle Ausgabe dagegen 480 Lösungen von 374 Anbietern.

Optimierte Prozesse. Durch die zunehmende echtzeitorientierte Steuerung von Arbeitsinhalten, -prozessen und -umgebungen sind insbesondere die administrativen Prozesse in Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik und nicht zuletzt im Controlling einem erheblichen Wandel unterworfen. Dieser Wandel gelingt umso besser, wenn die notwendigen Softwaresysteme eng mit der Prozess- und Arbeitsorganisation verzahnt werden.

Dass die Einführung einer Business Software alleine zu keiner Verbesserung der betrieblichen Abläufe führt, ist eine häufig gepredigte Weisheit. Tatsächlich gehen viele Unternehmen eine Software-Auswahl auch mit dem Ziel an, Prozesse zu optimieren und Ballast über Bord zu werfen. Nicht selten bleiben diese Ziele aber zumindest teilweise auf der Strecke, weil das Projektbudget und häufig auch die Nerven der Mitarbeiter im Unternehmen aufgebraucht sind. »Der zusätzliche Aufwand für das Prozess-Engineering im Vorfeld des Ausbaus oder der Optimierung von Business Software-Landschaften kann je nach Unternehmensgröße bzw. Komplexität der Arbeitsabläufe sehr hoch sein«, räumt Günter Mayer, Leiter des Trovarit Competence Center Prozessmanagement, ein. »Aber wer die großen Potenziale moderner Softwarelösungen wirklich heben will, kommt an einer systematischen Analyse der Prozesse und deren Übersetzung in entsprechende Anforderungen an die Softwarelösung kaum vorbei.«

Fortschreitende Digitalisierung. Von ERP-Lösungen wird heutzutage u.a. erwartet, dass sie flexibel, aktiv und anpassungsfähig auf veränderliche Rahmenbedingungen und Störungen reagieren können. Business Software aus der Cloud oder Software-as-a-Service sind Begriffe, die seit einigen Jahren die Trends im Softwaremarkt mitbestimmen. Dabei handelt es sich um moderne Bereitstellungsund Abrechnungsmodelle, die dazu beitragen können, den ERP-Betrieb flexibler und effizienter zu gestalten. Doch rechtliche Fragen, die vor allem den Datenschutz und die Datensicherheit betreffen, rücken das Konzept Business Software aus der Cloud immer wieder in ein negatives Licht.

In vielen mittelständischen Unternehmen herrscht auch immer noch der Irrglaube vor, dass mit der bloßen Einführung einer neuen ERP-Lösung alle geschäftsinternen Probleme ein für allemal vom Tisch sind. Doch wenn eine ERP-Lösung die Unternehmensprozesse bestmöglich unterstützen soll, dann müssen diese Prozesse im Vorfeld definiert werden, damit die daraus resultierenden Anforderungen an die neue ERP-Lösung auch im Lastenheft formuliert werden können.

Chancen & Herausforderungen. Jedes Unternehmen erhält täglich zahlreiche Rechnungen. Man stelle sich vor, eine ECM-Lösung übernehme die Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und überprüfe im Zusammenspiel mit der ERP-Software eigenständig, ob die aufgeführten Posten rechnerisch in Ordnung sind. Ist der Rechnungssteller bekannt, erfolgt im CRM-System automatisch ein entsprechender Kontakteintrag und gleichzeitig werden die entsprechenden Buchungen in der ERP-Software vorgenommen.

Für die Rechnungsprüfung werden automatisch alle Beteiligten per Workflow informiert und nach erfolgter Prüfung die Zahlung veranlasst bzw. eine Reklamation in die Wege geleitet. Das Ganze geschieht in einer Qualität und Geschwindigkeit, die durch manuelle Prozesse kaum erreichbar ist. Die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse macht dies möglich.

Kaum ein anderes Thema wird derzeit so intensiv behandelt wie die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Doch längst nicht alle Unternehmen sind auf den Zug der »Digitalisierung« aufgesprungen. So ergab eine Umfrage zur »Digitalisierung der Wirtschaftsprozesse« des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks, dass beispielsweise erst die Hälfte der deutschen Handwerksbetriebe mit einer eigenen Homepage ausgestattet ist und hier großer Nachholbedarf in Sachen Online-Marketing besteht. Die größeren Unternehmen dagegen stecken mittendrin in der Digitalisierung und müssen sich z.B. mit der Frage auseinandersetzen, welches System am besten geeignet ist, um in Zeiten von Multi-Channel, Industrie 4.0 und Smart Services die Führung bei den Stamm- und Bewegungsdaten zu übernehmen. Was traditionell die Aufgabe des ERP-Systems ist, könnte – je nach Branche – in Zukunft ja vielleicht auch vom ECM- oder vom MES-System übernommen werden.

»Hybrid-Cloud-Architekturen, um Anwendungen und Services zukunftssicher zu gestalten«, Chris Wolf, CTO bei VMware.

»Hybrid-Cloud-Architekturen, um Anwendungen und Services zukunftssicher zu gestalten«, Chris Wolf, CTO bei VMware.

Hybrid Cloud als Mainstream. Der Markt für Enterprise-Software ist in Bewegung. Chris Wolf, Chief Technolgy Officer (CTO) bei VMware, hat im vergangenen Jahr eine Tendenz zu Multi-Cloud-Strategien beobachtet, die sich seiner Einschätzung nach 2015 verstärken wird: »CIOs wollen die Flexibilität nutzen, die Hybrid Cloud-Umgebungen bieten«, sagt Wolf. »Und IT-Entscheider werden in Hybrid-Cloud-Architekturen investieren, um ihre Anwendungen und Services zukunftssicher zu gestalten.«

Mit dieser Einschätzung ist der VMware-Manager nicht allein. Der Trend wird sich nicht mehr umkehren: Die Cloud ist nun schon seit einigen Jahren ein ganz heißes Thema. Unternehmen legen Anwendungen in die Wolke, um schneller zu werden, die Kosten zu senken und einen höheren Servicelevel zu erreichen.

»Digitaler Wandel verändert Struktur und Wertschöpfungskette aller Unternehmen«, Godelef Kühl, Gründer der Godesys AG.

»Digitaler Wandel verändert Struktur und Wertschöpfungskette aller Unternehmen«, Godelef Kühl, Gründer der Godesys AG.

Godelef Kühl, Gründer der Godesys AG, nennt im Gespräch mit Confare-Chef Michael Ghezzo die digitale Transformation als primären ERP-Trend 2015: »Der digitale Wandel beschreibt den Umbruch, den wir beim Umgang mit Technologien und Daten täglich spüren. Er verändert Struktur und Wertschöpfungskette aller Unternehmen und Branchen und stellt Unternehmen und Mitarbeiter vor die Herausforderung, mit der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsweisen zu Recht zu kommen.«

ERP-Systeme spielten eine wesentliche Rolle bei der Umgestaltung in Richtung digitale Transformation. Diese könne nur mit Lösungen gelingen, die einheitlich integriert sind: Content, Communication und Commerce. Denn es komme verstärkt auf hochwertige, zielgruppenspezifische Inhalte, eine durchdachte und gut verzahnte Kommunikation der verschiedenen Abteilungen und Akteure sowie eine Fokussierung auf die Unternehmensstrategie an. Kühl: »Nur ganzheitliche Lösungen gestatten es, den Wandel zu gestalten. Anwender benötigen Systeme, die ihre Unternehmensstrategien problemlos in Geschäftsprozesse verwandeln.«

Neben dem wirtschaftlichen Nutzen aus Kostenersparnis und reduzierter Kapitalbindung spreche noch ein weiterer Punkt für ERP aus der Cloud: »Es macht die wachsende Komplexität der IT-Infrastruktur beherrschbar.« Auch was den Sicherheitsaspekt angeht, sei Cloud Computing das wesentlich attraktivere Modell, da mehrfach redundante Rechenzentren selbst kleinen und mittelständischen Unternehmen eine hohe Kontinuität garantieren.

Damit die Vorteile von Cloud-basiertem ERP vollständig ausgeschöpft werden könnten, müssten bloß diverse Bedenken wie möglicher Kontrollverlust oder die Abhängigkeit von Cloud-Providern aus dem Weg geräumt werden. Kühl: »Gerade weil in ERP-Daten enorm viel Betriebs-Knowhow liegt, stellen sich viele Unternehmen die Frage, was mit ihren Daten in der Wolke passiert und wer Zugriff darauf hat. Hier sind vor allem die lokalen Cloud-Provider gefordert, Aufklärungsarbeit zu leisten.«

»Selbststeuerndes« ERP. Die Markteinführung von »selbststeuernden« Business- und ERP-Anwendungen wollen Unit4 und Microsoft künftig gemeinsam vorantreiben. Unit4 wird die intelligenten PaaS-Komponenten von Azure und Microsoft Office-Lösungen, wie Predictive Analytics, Maschinelles Lernen, Analyse von Ereignisdatenströmen und komplexe Ereignisverarbeitung (Complex Event Processing, CEP), im Rahmen seiner »Unit4 People Platform« nutzen. So sollen Innovation schneller umgesetzt und Unternehmen ein neuer Ansatz für Enterprise Computing geboten werden.

»Wie bei selbststeuerndem Auto übernimmt die Technologie die Routineaufgaben«, Jose Duarte, CEO von Unit4.

»Wie bei selbststeuerndem Auto übernimmt die Technologie die Routineaufgaben«, Jose Duarte, CEO von Unit4.

Aus kontextbezogenen Informationen, die aus der Verbindung von Geschäftsdaten aus den Unit4-Anwendungen mit relevanten Informationen aus Office 365, Office Delve, E-Mail, Kalender, Yammer und mehr abgeleitet werden, sollen Unternehmen zahlreiche Vorteile ziehen: Service-Organisationen könnten beispielsweise eine Analyse der historischen Daten mit Predictive Analytics kombinieren, um aussichtsreiche Projektausschreibungen zu identifizieren. Institutionen der öffentlichen Hand wiederum könnten durch erweiterte Mustererkennung und maschinelles Lernen versuchten Rechnungsbetrug leichter erkennen. Und gemeinnützigen Organisationen böte sich die Möglichkeit, Kampagnen besser auf das Spendenverhalten abzustimmen und potenzielle Spender gezielter anzusprechen.

Für Jose Duarte, CEO von Unit4, wird die Kombination aus dem Knowhow und der Technologie von Unit4 und Microsoft einen neuen Standard für Business-Anwendungen in Branchen setzen: »Ähnlich wie bei einem selbststeuernden Auto übernimmt bei diesen Lösungen die Technologie Routineaufgaben, so dass sich die Menschen auf die Ausnahmen konzentrieren können, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.«

Um jedoch die Vision selbststeuernder Anwendungen zu verwirklichen, benötigen ERP-Systeme Zugriff auf vollständige und hochwertige Daten. Indem traditionelle Lösungen Anwendern lediglich unkommentierte, leere Formulare zur Verfügung stellen und sie auffordern, alle erforderlichen Daten einzugeben, seien Fehler und Frustration die Folge. Selbststeuernde ERP-Anwendungen hingegen vereinfachen die Datenerfassung durch die Nutzung von Schlüsseltechnologien wie Predictive Analytics, die den Anwendern aussagekräftige kontextbezogene Informationen zur Verfügung stellen. Damit werde die intuitive Dateneingabe anhand von vorausgefüllten Formularen und Ja-Nein-Fragen zur Validierung möglich, sei es auf Desktops, Smartphones oder Wearables.

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