Print & Document

Auf dem Weg ins digitalisierte Büro

Print_xeroxJedes Jahr druckt ein Mitarbeiter in einem britischen Office im Durchschnitt sage und schreibe 10.000 Blatt Papier aus, und von diesen 10.000 Blättern landen geschätzte 70% im Müll. Auch haben Untersuchungen gezeigt, dass inmitten der riesigen Papiermengen am Arbeitsplatz bis zu 5% der Ausdrucke schlicht verloren gehen.

Ein solch hohes Druckvolumen wirkt sich nicht nur negativ auf die Umwelt aus, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität. Berichte des Marktforschungsinstituts IDC zeigen, dass Probleme im Zusammenhang mit Druckdokumenten die Produktivität von Unternehmen um 21% sinken lassen.

Unternehmen sind unablässig auf der Suche nach Wegen, Kosten so gering wie möglich zu halten, und eine gängige Methode, um dies zu erreichen, liegt in der Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen. Damit Führungskräfte das Zeitmanagement von Mitarbeitern verbessern können, müssen sie zunächst einmal verstehen, was einer produktiven Arbeitsumgebung zu- oder abträglich ist.

Bürotechnik stellt uns hinsichtlich der Produktivität bekanntermaßen vor eine Reihe von Herausforderungen. 7% der Büroangestellten gaben laut einer Umfrage durch Career Builder an, dass schlecht funktionierende oder langsam arbeitende Technik sich negativ auf die Produktivität auswirkt. Effizient arbeitende Technik hingegen trägt wesentlich zu gutem Zeitmanagement bei.

Die digitale Transformation verändert Märkte, Unternehmen, Menschen und ganze Wertschöpfungsketten. Traditionelle Geschäftsmodelle und bewährte Arbeitsweisen werden mehr und mehr durch digitale Arbeitsmodelle verdrängt. Unternehmen müssen ihre Produkte, Dienstleistungen sowie ihre Unternehmens- und Arbeitsorganisation grundlegend überdenken. Betroffen sind hiervon nicht nur bestimmte Branchen oder Berufsgruppen, sondern fast alle Wirtschaftsbereiche.

Doch wie steht es in der klassischen Büroarbeit um die Digitalisierung? Welche digitalen Arbeitsmittel werden hier bereits genutzt und wo gibt es noch Potenzial? Neue Informations- und Kommunikationstechnologien haben zwar die Ausstattung in den Büros und Arbeitsweisen dort nachweislich verändert – in welchem Maß digitales Arbeiten hier aber tatsächlich produktiver macht, bleibt weiterhin umstritten.

Herausforderungen. Eine kürzlich von HP unter 750 Managern und Entscheidern aus dem IT-Bereich durchgeführte Umfrage ergab, dass KMU insbesondere mit folgenden Herausforderungen konfrontiert sind: Steigerung der Produktivität, Minimierung von Sicherheitsrisiken sowie Managen von IT-Kosten.

Angesichts des steten gesellschaftlichen Wandels, dem auch KMU ausgesetzt sind, wird Technologie immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Während die Grenze zwischen Privatleben und Arbeit zunehmend verschwimmt, müssen sich Unternehmen an diese veränderten Arbeitsbedingungen anpassen und insbesondere mobile und gemeinschaftliche Arbeitsweisen ermöglichen.

»Es wird weiter gedruckt. Die Frage ist bloß: wo und wie?«, Helmut Pfeifenberger, Direktor & General Manager Brother International.

»Es wird weiter gedruckt. Die Frage ist bloß: wo und wie?«, Helmut Pfeifenberger, Direktor & General Manager Brother International.

KMU benötigen Technologien, die einfach zu verbinden sind und vernetztes Arbeiten unterstützen, ohne dass Kabel oder eine spezielle Ausstattung nötig sind. Bürotechnik stellt uns hinsichtlich der Produktivität bekanntermaßen vor eine Reihe von Herausforderungen. Schlecht funktionierende oder langsam arbeitende Technik wirkt sich negativ auf die Produktivität aus. Effizient arbeitende Technik hingegen trägt wesentlich zu gutem Zeitmanagement bei.

Wie präsentiert sich nun der Druckermarkt in Österreich? Helmut Pfeifenberger, Direktor & General Manager von Brother International, weiß Antwort: »Wir erleben eine deutliche Erholungsphase sowohl bei den Units als auch beim Value – und das bei einem weiter anhaltenden Trend von Single Function hin zu Multi Function-Geräten und -Lösungen.«

»Viele verwalten ihre Systeme nicht über einen MPS-Vertrag«, Thomas Wegeler, General Manager European Channels Group Xerox.

»Viele verwalten ihre Systeme nicht über einen MPS-Vertrag«, Thomas Wegeler, General Manager European Channels Group Xerox.

Thomas Wegeler, General Manager European Channels Group Xerox, wirft jedoch ein: »Viele Kunden im KMU-Bereich verwalten ihre Systeme nicht über einen Managed Print Services-Vertrag und nutzen nicht die dazugehörigen Vorteile, wie eine automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen. Sie könnten ihre Produktivität außerdem durch Remote Technical Services in Bezug auf die Wiederherstellung bei Servicefällen enorm steigern.«

Was sind die Treiber des Marktes? Und was wollen eigentlich die Endkunden? Erwin Marcov, Indirect Sales Director, Ricoh Austria, sieht sich in guter Position: »Wir haben unsere Qualität im Kerngeschäft zu einem Service- und Lösungsangebot weiterentwickelt, das sich sehr klar entlang der Bedürfnisse unserer Kunden in ihrer Arbeitswelt ausrichtet. Es bietet ein breites Spektrum von der Hardware bis zu umfassenden, an uns ausgelagerte Services. Wir richten unser Augenmerk auf Prozesse, Mitarbeiter, Technologie und Innovationen und helfen dabei, Workflows, Kosten, die Effizienz sowie die Produktivität zu optimieren.«

»Workflows, Kosten, Effizienz und Produktivität optimieren«, Erwin Marcov, Indirect Sales Director Ricoh Austria.

»Workflows, Kosten, Effizienz und Produktivität optimieren«, Erwin Marcov, Indirect Sales Director Ricoh Austria.

Thomas Wegeler von Xerox bleibt auf Produktebene: »Der Trend geht nach wie vor in Richtung Farb-Multifunktionsdrucker. Verstärkt fragen die Kunden unserer Partner nach A4-Hochleistungssystemen wie unserer WorkCentre 6655.«

Eduard Pacher, Vertriebschef des Druckerdistributors Systeam Austria, blickt auf eine breitere Basis und hat die Hersteller genau im Auge: »Innovationen von Ricoh (Gel-JetDrucker), Kyocera (Ecosys-Technologie), Brother (Brother Earth), Oki (LED-Druck), Epson (Eco Tank) und andere sorgen für ein breites Interesse an neuen Drucklösungen.«

»Bieten alles aus einer Hand mit ausgezeichneter Verfügbarkeit«, Eduard Pacher, Vertriebsleiter Systeam Austria.

»Bieten alles aus einer Hand mit ausgezeichneter Verfügbarkeit«, Eduard Pacher, Vertriebsleiter Systeam Austria.

Auch Helmut Pfeifenberger von Brother sieht viel Potenzial in neuen Geräte-Serien, »die noch umweltverträglicher sind und dabei sich dem Anwender besser anpassen, wie etwa mit weniger Lärm mit geringerer Geschwindigkeit«. Darüber hinaus würden MPS-Lösungen ausgebaut, weg von Insellösungen hin zu angepassten Individuallösungen, und das digitale Dokumentenmanagement gewinne an Bedeutung.

Mehr als Drucken. Eine Abgrenzung gegenüber dem Mitbewerb ist da für jeden Anbieter weiterhin angesagt. Für Xerox ist es »ConnectKey«, so Wegeler: »Damit meinen wir Technologie und Software, die Multifunktionsdrucker mit effektiven Arbeitsabläufen koppeln. Connect-Key bietet mehr als nur Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren. Dank der mobilen Funktionen lassen sich Druckaufträge von fast jedem Ort aus übermitteln. Außerdem kann man Dokumente beim Scannen direkt an Cloud-Dienste schicken, um sie für Ablage und gemeinsame Bearbeitung zu nutzen.«

Brother setzt auf »lösungsorientierten Vertrieb, weg vom Kistenschieben hin zur ganzheitlichen Betrachtung«, so Pfeifenberger: »Geiz ist geil hat sich überlebt. Werte, Prozesse, Nachhaltigkeit und Umwelt sind die Hauptthemen.«

Ricoh wiederum öffnet seinen Partnern über den Indirect Sales Channel immer mehr Zugang zum gesamten Serviceportfolio. »Qualitative Produkte und einzigartige Technologien wie unsere Gel-Lösung stellen USPs am Markt sicher«, so Marcov. »Wir bieten zudem das Management von kompletten Workflow-Prozessen für Endkunden – ein Serviceangebot, das auch für unsere Partner als Lösungsverkauf immer wichtiger wird.«

Distributor und Marktkenner Eduard Pacher resümiert: »Aktuell sind es nach wie vor Laserdrucker und Multifunktionsgeräte. Es zeichnet sich ab, dass auch in Österreich im Büro Laser öfter durch Gel oder Tinte ersetzt wird und damit der Umweltgedanke und das emissionsfreie Drucken am Arbeitsplatz Einzug halten.«

An Gelegenheitenen soll in den kommenden 12 Monaten nicht mangeln. Erwin Marcov von Ricoh Austria: »Wir wollen vor allem die Synergien zwischen unserer Expertise und der Kundennähe unserer Partner noch weiter forcieren und so die Beziehungen zu unseren gemeinsamen Kunden weiter verbessern.«

Für Brother-Direktor Helmut Pfeifenberger ist eines offensichtlich: »Es wird weiter gedruckt. Die Frage ist aber wo und wie. Daraus ergibt sich ein klarer Trend zu Dezentralität und Individualität.«

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