SPAR

Papierlose Geschäfte

Da das bestehende Groupware-System des europäischen Handelskonzern SPAR den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht wurde, entschied man sich für ein neues, modernes, benutzerfreundliches Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches das alte ablösen sollte. Auf mehr als 4.400 Arbeitsplätzen in sieben Ländern hat Fabasoft gemeinsam mit der SPAR Business Services GmbH/ICS in einem zehnmonatigen Projekt die Fabasoft Folio-Lösung eingeführt. Die speziell auf die Bedürfnisse von SPAR zugeschnittene Software soll mittelfristig in der gesamten SPAR Österreich-Gruppe (SPAR, SES Spar European Shopping Centers, Hervis) zum Einsatz kommen.

Enormer Effizienzschub. Im Zuge des Projekts wurden bereits mehr als 20 Millionen Dokumente aus der bisherigen Lösung in das Fabasoft Folio-System über-tragen. Dabei können die Mitarbeiter beim Umstieg auf eine einfache Bedienung, ein umfangreiches E-Learning-Programm sowie die Verfügbarkeit von Key Usern an jedem Standort setzen. Mittlerweile werden mit der neuen DMS-Lösung der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten sowie die Content-zentrierten Geschäftsprozesse vollständig digital umgesetzt. »Für SPAR bringt die papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen einen enormen Effizienzschub und erschließt gleichzeitig wichtige Einsparungspotenziale«, so Andreas Kranabitl, Geschäftsführer ICS.

Gerade wenn es um die Bewältigung der riesigen Informationsmengen ging, stieß das alte System an seine Grenzen. Mit der Fabasoft-Lösung wurde das Ziel einer konzernweiten DMS-Lösung am besten Stand der Technik Realität. Da-durch kann SPAR nun alle Informationen effizient verarbeiten und schnell auf Anfragen reagieren.

Konzentrierte Zusammenarbeit. Das Projekt selbst verlief planmäßig und äußerst erfolgreich. Manfred Knoblechner, Head of IT HERVIS & SES sowie Projektleiter des DMS-Einführungsprojektes, ist mit dem Projektverlauf besonders zu-frieden: »Unser Team hat über die gesamte Projektlaufzeit sehr konzentriert und eng mit Fabasoft zusammengearbeitet. Best-Practice-Erfahrungen aus unzähligen Großprojekten sowohl bei SPAR als auch bei Fabasoft haben den Erfolg wesentlich unterstützt.«. Eine wichtige Rolle beim Erfolg spielte auch die frühe Ein-bindung der Anwender und die hohe technische Kompetenz der Beteiligten.

Im nächsten Schritt will SPAR die sukzessive Umsetzung von Business-Anwendungen mit der Entwicklungsplattform von Fabasoft Folio erreichen. Einige dieser »Enterprise Apps« sind bereits verfügbar, wie z.B. der digitale Personalakt, die Mediendatenbank oder die Bauplanarchivierung. Auch der sichere mobile Zugriff auf die Dokumente soll über Tablets und Smartphones ermöglicht werden.

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